Når du oppretter en ny kunde, vil du når du klikker Lagre, få opp et spørsmål om du vil opprette en oppdragsavtale. Velg Ja for å starte prosessen.

Du kan også klikke deg inn på kundens kundeside, og deretter klikke Oppdragsavtale og Ny oppdragsavtale.

Oppdragsavtalen er delt inn i steg

På høyre side ser du stegene som finnes i oppdragsavtalen. Hvert steg inneholder spørsmål om kundeforholdet, som vil generere oppgaver basert på svarene dine. Vår standardmal har 10 steg, men du bestemmer selv hva du vil ha med.

Steg 1: Firmainformasjon

På dette steget fyller du ut firmainformasjon.

Dersom selskapet er oppført i Brønnøysundregistrene, henter Taskline aktuell informasjon og forhåndsutfyller denne for deg. Du kan også fylle inn informasjon selv.

Her kan du også aktivere ønskede tags på firmaet.

Under kontaktpersoner kan du velge hvem du vil vise i oppdragsavtalen.

Steg 2: Om oppdraget

På steg 2 har du noen bestemmelser for oppdraget på denne kunden:

Medarbeidere

Under medarbeidere kan du bestemme hvem som skal være oppdragsansvarlig, og hvem som skal få oppgavene som lages i hvert steg av avtalen. Dette styrer du ved hjelp av de blå prikkene.

Du kan flytte enkeltoppgaver til andre medarbeidere i stegene senere, men ved å markere en ansatt med blå prikk i steget, er det denne personen som blir automatisk valgt. 

Oppstartsdato

Taskline genererer oppgaver fra og med den datoen du setter i feltet for Oppstartsdato, uten å ta hensyn til regnskapsåret.

Det vil si at om du setter oppstartsdato 9. Februar og kunden har 6 terminer merverdiavgift, vil første oppgave som dukker opp i systemet ha forfall 10. Februar.

Som tommelfingerregel anbefaler vi å ikke sette en oppstartsdato før dagens dato. Systemet vil finne alle relevante frister for oppdraget etter datoen du setter, og opprette oppgaver for dem. Om du for eksempel setter en oppstartsdato 2 år tilbake i tid, vil du få servert alle fristene som ville vært relevante de siste 2 årene i form av oppgaver, som enten må lukkes eller slettes.

Steg 3-9

I de neste stegene svarer du på spørsmålene for å lage oppdragsavtale mellom byrået og kunden.

Avhengig av hva du svarer vil systemet foreslå å lage oppgaver som påminnelser til den ansvarlige medarbeideren, eller tekstbokser som enten er tomme eller har et forhåndsutfylt svar. Dersom du er usikker på hva du skal svare, trykk på de forskjellige alternativene og se hva de inneholder.

Det som står i tekstboksen vil vises på oppdragsavtalen til kunden. 

Hvor mange steg du må fylle ut, avhenger av hvor mange du har i oppdragsavtalemalen din. Vår standard mal har 10 totalt. 

Føler du at det mangler et spørsmål, svaralternativ, oppgave eller standardtekst? Les om hvordan du tilpasser i artikkelen Hvordan tilpasser jeg oppdragsavtalemalen?.

Du kan også legge til tilpassede oppgaver til denne kunden underveis. Trykk da på + Ny oppgave i bunnen av hver seksjon.

Siste steg: oppsummering

For å komme til siste steg må du ha fylt ut all nødvendig informasjon. Har du glemt noe, vil Taskline varsle deg. Får du opp en slik validering, klikker du deg inn på oppgavene og legger inn det som mangler, før du får komme til siste steg:

Signering og aktivering av avtalen

eSignering

På oppsummeringssiden kan du velge om du vil sende avtalen til eSignering.

Klikker du Ja på om oppdragsavtalen skal signeres elektronisk, blir du spurt om hvem som skal signere. Etter du har valgt noen, aktiveres knappen Send til eSignering.

Når du trykker på denne, sendes det en e-post ut til vedkommende om å signere oppdragsavtalen. Det sendes også SMS, dersom du har lagt inn telefonnummer på denne personen. 

Varsel

Taskline sender varsel til den som har opprettet oppdragsavtalen:

• Dersom du har både aktivert og sendt en avtale til signering, får du umiddelbart varsel oppe til høyre, når avtalen er signert.
• Dersom du  sender en avtale til signering uten å aktivere den, får du varsel mandag morgen, dersom denne har blitt signert. 

Du får enkelt oversikt over status på signering av oppdragsavtaler i Byrårapporten.

Aktivering av avtalen

Her velger du om oppdragsavtalen skal aktiveres med en gang. Det gjør du ved å velge Ja, og videre trykke på knappen Aktiver oppdragsavtale. Når dette er gjort, legger oppgavene du har laget i denne oppdragsavtalen seg til forfall i Taskline.

Du kan også aktivere senere. Da svarer du Nei i feltet Aktiver oppdragsavtale. Dette kan du gjøre dersom du for eksempel vil innhente signatur fra kunden før du aktiverer avtalen. Du kan da gå tilbake hit når dere er klare til å aktivere avtalen.