Med Digital Egenerklæring kan du sende, samle inn og dokumentere kundetiltak etter hvitvaskingsregelverket helt digitalt – uten papir, e-post-vedlegg eller eksterne signeringsverktøy. Kunden fyller ut opplysningene selv og signerer med BankID, og alt lagres automatisk på kundekortet i Taskline.
Kort oppsummert
Egenerklæring i Taskline støtter regnskapsforetak i gjennomføringen og dokumentasjonen av lovpålagte kundetiltak etter hvitvaskingsregelverket. Du sender en forespørsel til kunden direkte fra kundekortet. Kunden fyller inn opplysninger om blant annet reelle rettighetshavere, PEP-status og formålet med kundeforholdet, bekrefter opplysningene og signerer digitalt med BankID. Den signerte erklæringen lagres automatisk som PDF på kundekortet, klar til bruk ved dokumentasjonskontroll.
Hvor finner du funksjonen?
Åpne kundekortet til kunden du vil sende egenerklæring til, og velg fanen Egenerklæring i menyen øverst. Her får du en oversikt over kundens egenerklæringsstatus, samt en historikk over alle tidligere sendte erklæringer.
Slik sender du en egenerklæring
- Gå til fanen Egenerklæring på kundekortet.
- Klikk Send AML-erklæring.
- Velg kontaktperson og bekreft e-postadressen i vinduet som åpner seg.
- Klikk Send til kunde for signering.
Kunden mottar deretter en e-post med en sikker lenke til skjemaet. Lenken er gyldig i 7 dager.
Slik fyller kunden ut skjemaet
Kunden åpner lenken og fyller ut et skjema i flere steg. Firmaopplysninger som organisasjonsnummer, organisasjonsform og forretningsadresse er forhåndsutfylt med data fra Brønnøysundregistrene, slik at kunden i hovedsak bekrefter og fyller ut det som gjelder reelle rettighetshavere, PEP-status og formålet med kundeforholdet. Kunden kan også laste opp firmaattest ved behov.
Når alle steg er fylt ut, signerer kunden med BankID. Den signerte erklæringen lagres automatisk som PDF på kundekortet i Taskline, og du får en e-postvarsling om at den er signert.
Følg med på status
På fanen Egenerklæring ser du alltid gjeldende status for kunden:
- Sendt – forespørselen er sendt, kunden har ikke åpnet lenken enda
- Venter på signering – kunden har startet, men ikke fullført signeringen
- Signert / Aktiv – erklæringen er signert og gyldig
- Utløpt – lenken er utløpt uten at kunden har signert
- Erstattet - erklæringen har vært signert og aktiv, men er siden erstattet av en ny.
Hvis kunden ikke har signert, kan du sende en påminnelse med ett klikk direkte fra kundekortet.
Historikk
Alle tidligere egenerklæringer lagres og er tilgjengelige i en oversikt på kundekortet. Når du sender en ny egenerklæring til en kunde som allerede har en gyldig erklæring, flyttes den forrige automatisk til historikken med status Erstattet.
Hva inneholder skjemaet?
Egenerklæringen har 5 steg, med fremdriftsindikator ("Steg X av 5") og mulighet til å "Lagre og fortsett senere" (utkastet lagres i 7 dager).
Steg 1 – Firmaopplysninger
- Selskap og organisasjonsnummer – hentet automatisk fra Brønnøysundregistrene
- Forretningsadresse* og Fakturaadresse* (obligatorisk)
- Utenlandsk skatteplikt – Ja/Nei.
- Firmaattest – valgfri opplasting, maks 30 MB
Steg 2 – Personinformasjon og kontaktinformasjon
- Tittel/rolle (rullemeny, f.eks. "Daglig leder")
- Fullt navn* og Fødselsnummer* (obligatorisk – identifiserer kontaktpersonen)
- Adresse*, Telefonnummer* og E-post* (obligatorisk kontaktinfo)
- Bekreftelse (avkrysningsboks): at man er autorisert til å gi informasjonen og signere erklæringen på vegne av selskapet
Steg 3 – Reelle rettighetshavere
For hver reell rettighetshaver krysses minst ett av følgende kriterier av:
- Eierandel på mer enn 25 %
- Kontroll på mer enn 25 % av stemmene i foretaket
- Rett til å utpeke/avsette mer enn halvparten av styremedlemmene (eller tilsvarende)
- Annen kontroll over den juridiske personen/sammenslutningen
Man kan legge til flere rettighetshavere ("Legg til flere"), eller krysse av at ingen fysiske personer er å anse som reelle rettighetshavere.
Steg 4 – Politisk eksponerte personer (PEP)
- Er kontaktperson eller reell rettighetshaver å anse som PEP? (Ja/Nei)
- Er kontaktperson eller reell rettighetshaver nær familie med eller kjent medarbeider av en PEP? (Ja/Nei)
Steg 5 – Formål og kundeforholdets art
- Formål: fritekstfelt – hovedgrunnen til å engasjere regnskapsbyrået
- Kundeforholdets tilsiktede art: fritekstfelt – hvordan produktene/tjenestene skal brukes, og hva oppdraget går ut på
Etter steg 5 går kunden til en oppsummeringsside for gjennomgang og signering ("Se oppsummering og signer").
Dette dekker altså identitetskontroll av kontaktperson, hvitvasking/PEP-sjekk, kartlegging av reelle rettighetshavere og formålet med kundeforholdet – i tråd med hvitvaskingsregelverkets krav til kundetiltak.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lenge er lenken til kunden gyldig?
Lenken du sender til kunden er gyldig i 7 dager fra du sender den. Kunden kan fylle ut skjemaet etappevis og lagre underveis. Går fristen ut uten at kunden fullfører, må du sende en ny lenke fra Taskline.
Kan kunden lagre og fortsette senere?
Ja. Kunden kan lagre underveis og fortsette senere via samme lenke, så lenge det skjer innen 7-dagersfristen.
Hva ser kunden i skjemaet?
Kunden fyller ut fem steg: (1) Firmaopplysninger, (2) Personinformasjon og kontaktinfo, (3) Reelle rettighetshavere, (4) Politisk eksponerte personer (PEP), (5) Formål og kundeforholdets art. Etter steg 5 ser kunden en oppsummering og signerer digitalt.
Hva om kunden ikke har BankID?
Signering skjer med BankID, og kunden må derfor ha tilgang til dette for å fullføre egenerklæringen digitalt. Har ikke kunden BankID, må erklæringen løses utenom denne funksjonen.
Hva skjer hvis jeg sender en ny egenerklæring til en kunde som allerede har en gyldig erklæring?
Den forrige erklæringen flyttes automatisk til historikken med status Erstattet, og den nye blir gjeldende når den er signert.
Hvor finner jeg den signerte erklæringen?
Den signerte erklæringen lagres automatisk som PDF på kundekortet, under fanen Egenerklæring. Du kan laste den ned, laste ned opprinnelig versjon, eller åpne den direkte fra dokumentpanelet.
Er informasjonen sikker?
Ja. Kunden signerer sikkert med BankID, og opplysningene behandles i henhold til GDPR.
Har du spørsmål om Digital Egenerklæring? Ta kontakt med oss på support.