Når et kundeforhold ikke er aktivt lengre, eller du ikke skal jobbe med den på en stund, kan du arkivere kunden. Dette er også første steg for å få slettet kunden helt.
Gå til Byrå - Kunder. Trykk på de tre prikkene ved kunden du vil arkivere. Velg Arkiver:
Dersom du velger å arkivere en kunde, vil alle oppgavene som ligger på kunden forsvinne fra oppgavelisten. Hvis kunden gjenopprettes vil oppgavene automatisk komme tilbake i listen.
Arkiverte kunder vil ikke bli telt med på din faktura fra Taskline.
For å finne oversikt over arkiverte kunder, går du til Byrå - Kunder - Arkiverte kunder.
Du kan her velge å gjenopprette alle kundene eller velge bare noen kunder som skal gjenopprettes eller slettes:
Arkiverte kunder er fortsatt tilgjengelig
Du kan fortsatt finne igjen en arkivert kunde. Det gjør du ved å bruke søkefeltet. Du vil da kunne se hva som ligger i filarkivet, oppgaver og annen aktivitet som er gjort på kunden.
Du vil få beskjed om at en kunde er arkivert øverst på kunden:
Du kan ikke opprette nye oppgaver på en arkivert kunde.
Slik sletter du en kunde
For å slette en kunde helt må den først være arkivert. Under Arkiverte kunder sletter du ved å trykke på de tre prikkene, eller ved å markere kunden og trykker på slett.
NB! Alt av data som ligger på kunden vil da bli slettet. Dette kan du ikke gjenopprette. Dette gjelder også om du oppretter kunden på nytt.
Arkivering og sletting registreres i Aktivitetsloggen
Både arkivering og sletting av kunder registreres i Aktivitetsloggen. Slik holder du oversikten over hvem som har gjort hva og når.
Du kan holde styr på alle oppgaver i forbindelse med avslutning av kundeforholdet ved å bruke Rutinekontrollen Avslutning av kundeforhold før sletting.