Under Byrå i venstre kolonne finner du Medarbeidere. Her legger du inn dine ansatte og plasserer de under riktig avdeling i Avdelingsstrukturen.
Du får også her raskt oversikt over hvilket tilgangsnivå medarbeiderne har, samt hvilke(n) avdeling(er) de har tilgang til.
For å endre en medarbeider, trykker du på linja til medarbeideren. Du kan arkivere medarbeideren ved å trykke på de tre prikkene. Velg Arkiver:
Slik oppretter du en medarbeider
Klikk + Legg til medarbeider til høyre i bildet.
Her må fødselsnummer, navn, e-post, avdeling, og tilgangsnivå fylles ut før du kan gå videre:
Under valget Avdeling legger du inn hvilke avdelinger medarbeideren skal ha tilgang til. Kundene i avdelingene medarbeideren har tilgang til, vil være synlig i Alle kunder-listen til denne medarbeideren.
Bruk spakene til å kontrollere ytterligere tilganger, for eksempel ved å skru på Kan kvalitetskontrollere andre. Du kan også laste opp et profilbilde som skal vises på profilen.
Innstillinger for timeføring
I feltet Standard antall arbeidstimer kan du legge inn hvor mange timer medarbeideren normalt skal jobbe om dagen. Dersom medarbeideren prøver å sende inn timelisten med færre timer enn det som settes her, vil de få et varsel om at det er for få timer. De har fortsatt mulighet til å sende inn på tross av varselet.
I feltet Effektivitet kan du bestemme hvilken prosentandel av medarbeiderens medgåtte timer som skal faktureres ut til kunde. Om du setter 70% og medarbeideren fører 10 timer på en kunde, vil 7 timer legges til fakturering. Dette kan overstyres på den enkelte timeføringen av en som kan godkjenne timer.
Kan godkjenne timer gir medarbeideren tilgang til to nye sider under timeregistrering: Godkjenning og Timeliste. Medarbeideren kan da få opp timene som andre har sendt til godkjenning og se alle registrerte timer i Timelisten.
Automatisk godkjenning gjør at timene som medarbeideren sender inn automatisk blir markert som godkjent. Medarbeideren får også mulighet til å styre fakturerbare timer selv. Dette gjør hen på bunnen av hver timeføring.
Arkivere og slette medarbeider
For å slette en medarbeider, må du først arkivere den. Klikk på de tre prikkene bak medarbeideren du ønsker å slette.
Klikk Arkiver. Du får da spørsmål om du er sikker på om du vil arkivere denne medarbeideren. Bekreft ved å klikke Arkiver.
Medarbeideren vil da fjernes og ligge i fanen Arkiverte medarbeidere på toppen av siden.
Du får en melding hvis medarbeideren fortsatt har åpne oppgaver. Oppgavene må lukkes eller delegeres til andre før du kan arkivere. For å gi en bedre oversikt presenterer også Taskline hvor mange oppgaver og på hvilke kunder de ligger.
Vil du delegere oppgavene raskt til en annen medarbeider? Da går du til kundesidene hvor medarbeideren har oppgaver og fjerner medarbeideren fra høyre side. Du vil da få opp en boks som lar deg flytte alle oppgavene medarbeideren har på denne kunden til en annen person:
Slette medarbeider permanent
Om du etter å ha arkivert en medarbeider ønsker å slette den for godt, åpner du Arkiverte medarbeidere og slette den herfra. Dersom du heller vil gjenopprette medarbeideren kan du markere den på venstre side og trykke Gjenopprett.