Under Fakturagrunnlag samler du godkjente timer, grunnpris, fastpris og ordre, og sender dem til regnskapssystemet ditt. Du velger selv hva som skal være med, og ser beløpene før du bekrefter.
Taskline lager ikke selve fakturaen. Taskline lager fakturagrunnlaget og overfører det til regnskaps- eller faktureringssystemet. Der blir fakturaen utstedt, og der følger du opp betalingen.
Før du går i gang, bør du lese Gjør deg klar til å fakturere. Du må også ha satt opp integrasjon med regnskapsprogrammet ditt.
Fakturagrunnlag har fire faner
- Klar til fakturering: timer som er godkjent, og ordre med status Klar til godkjenning. Her finner du også grunnpris og fastpris.
- Fakturaer: fakturagrunnlag som er sendt, med status på overføringen til regnskapssystemet.
- Ekskludert: arbeid som er holdt utenfor faktureringen.
- Feillogg: overføringer som har feilet, med forklaring på hva som gikk galt.
Slik sender du fakturagrunnlag til regnskapssystemet
-
Gå til Fakturagrunnlag i menyen, og velg Klar til fakturering.
- Velg kundene du vil fakturere.
- Trykk Send til faktura. Et nytt vindu åpner seg.
- Kryss av for elementtypene som skal være med: timer, grunnpris, fastpris og ordre. Du ser antall elementer og beløp for hver type. Typene du ikke krysser av for, blir liggende i Klar til fakturering til neste gang.
- Bekreft. Kunder som ikke har noen av typene du valgte, blir ikke sendt. Vinduet sier fra hvor mange kunder det gjelder.
-
Gå til fanen Fakturaer for å følge med. Fakturagrunnlaget opprettes med én gang. PDF, Excel og overføringen til regnskapssystemet skjer i bakgrunnen. Oppdater listen for å se hvor fakturaen står.
Når fakturagrunnlaget er overført til regnskapssystemet, står det Sendt til integrasjon:
Trykk på PDF- eller Excelikonet i kolonnen Last ned for å se fakturagrunnlaget. PDF-filen skal du finne igjen som vedlegg i regnskapssystemet, til ordren som er opprettet.
Slik ekskluderer du linjer fra fakturagrunnlag
Har du linjer inne i Fakturagrunnlag, som du ikke skal sende i faktura?
- Sett hake for gitt linje
- Trykk Ekskluder fra fakturering
Du finner igjen disse linjene i arkfanen Ekskludert.
Angrer du deg, og du vil likevel fakturere disse linjene?
Sett hake for de inne i arkfanen Ekskludert, og trykk Legg tilbake. Da kommer de tilbake til arkfanen Klar til fakturering.
Jeg har ingen integrasjon mot regnskapssystemet
Vi anbefaler på det sterkeste at du setter opp en integrasjon mot regnskapssystemet ditt. Hvis du ikke har det, kan du fortsatt lage et fakturagrunnlag, laste ned PDF`en og legge den ved i fakturaen som du oppretter og sender manuelt fra regnskapssystemet ditt.
Hvis noe går galt
Feilet: Trykk på linjen som står som feilet, og du får opp dialogen. Om det har vært feil med integrasjonen e.l, trykk Prøv eksporten på nytt.
Arkfanen feillogg: Her ser du alle forsøk på å sende et fakturagrunnlag. Om du forsøker å sende flere ganger, vil en linje vises flere ganger i arkfanen Feillogg.
Hvis du ikke finner ut av feilen, hold musepeker over feltet Operasjons-ID for å se hele ID`en og kopier denne ut og send den til support via chatboten inne i Taskline, eller i support-skjemaet.
En konsulent kan i mange tilfeller si mer om hva som er årsaken.
Les mer om endringene i Timeregistrering og fakturagrunnlag har fått nytt grensesnitt.